Was bringt Ihr KI-Projekt nach Einrichtung, Kontrolle und Betrieb? Für eine brauchbare ROI-Rechnung trennen Sie freie Arbeitszeit von tatsächlich vermiedenen Ausgaben und zusätzlichem Deckungsbeitrag. Zwei Rechenbeispiele zeigen, wie Sie den Nutzen einordnen und mit denselben Kosten vergleichen.
Drei Fragen vor der ersten Formel
Welche Arbeit entfällt? Beschreiben Sie den Vorgang und messen Sie die aktive Zeit. Was bleibt? Zählen Sie Kontrolle, Korrekturen und Pflege mit. Wie wird die freie Kapazität genutzt? Zusätzliche Beratung und eine entfallende Fremdleistung sind unterschiedliche wirtschaftliche Effekte.
Führen Sie für jede Annahme eine kurze Herkunftsnotiz. «Im Team geschätzt» und «an Vorgängen gemessen» dürfen nebeneinanderstehen, sollten aber nicht gleich aussehen. Die Rechnung bleibt damit auch dann nützlich, wenn eine Annahme später korrigiert werden muss. Das folgende Modell ist eine Planungshilfe für ein Projektbudget, keine Erfolgszusage.
Was messen wir vor dem Start?
Wählen Sie einen konkreten Ablauf. Erfassen Sie Häufigkeit und aktive Bearbeitungszeit an tatsächlichen Vorgängen. Zum Vergleich gehören auch die künftige Prüfung, Nacharbeit, Ausnahmen und die Pflege der Lösung.
Notieren Sie bei jeder Zahl: gemessen, geschätzt oder durch ein Angebot belegt. Legen Sie fest, wer die Annahme bestätigt und wann Sie sie erneut prüfen. Eine einheitliche pauschale Anlaufquote passt nicht zu jedem Betrieb.
Wie viel Zeit wird wirklich frei?
Rechnen Sie den heutigen Aufwand gegen den gesamten verbleibenden Aufwand. Frei gewähltes Monatsbeispiel:
| Annahme | Zeit |
|---|---|
| Heute: 200 Vorgänge mit je 8 Minuten | 1'600 Minuten |
| Danach: je 3 Minuten einschliesslich Prüfung und Nacharbeit | 600 Minuten |
| Rechnerisch freie Kapazität | 1'000 Minuten, also 16 Stunden 40 Minuten |
Bei einem internen Stundensatz von CHF 60 ergibt das einen rechnerischen Zeitwert von CHF 1'000 pro Monat. Die Werte sind Modellannahmen und keine Kundenergebnisse oder Preisangaben. Zusätzliche Pflegezeit müsste noch abgezogen werden.
Die frei gewordene Zeit kann beispielsweise der Kundenbetreuung dienen. Ob deshalb eine Ausgabe entfällt oder ein zusätzlicher Auftrag entsteht, wird separat geprüft. Der britische Effizienzrahmen unterscheidet entsprechend zwischen Kapazitätsgewinn und ausgabenwirksamer Einsparung. Diese Unterscheidung hilft auch bei einer eigenen Projektplanung.
Welcher Nutzen gehört in die finanzielle Rechnung?
Erfassen Sie nur nachvollziehbare Veränderungen gegenüber dem Ablauf ohne Projekt:
- Vermiedene Ausgaben: etwa eine bezahlte Fremdleistung, die tatsächlich wegfällt.
- Zusätzlicher Deckungsbeitrag: zusätzliche Erlöse abzüglich der dafür zusätzlich anfallenden Kosten. Ein Umsatzwunsch allein ist noch kein belegter Nutzen.
- Andere gemessene Effekte: etwa geringere Nacharbeit. Prüfen Sie, ob diese schon im Zeitvergleich oder in einer anderen Nutzenposition enthalten sind.
Zählen Sie denselben Effekt einmal. Wenn die ersparte Zeit für einen zusätzlichen Auftrag genutzt wird, dürfen Stundenwert und daraus entstehender Deckungsbeitrag nicht einfach als zwei unabhängige Vorteile addiert werden.
Welche Kosten müssen wir berücksichtigen?
Einmalig entstehen je nach Auftrag Konzeption, Einrichtung, Anbindung, Datenaufbereitung, Prüfung und Einführung. Laufend können Lizenzen, Nutzung, Betrieb, Wartung und Änderungen anfallen.
Halten Sie interne Projektarbeit und die verbleibende Kontrolle ebenfalls fest. Für die Ausgabenrechnung wird geklärt, welche zusätzlichen Zahlungen daraus entstehen. Bereits im Zeitvergleich abgezogene Kontrollarbeit darf nicht nochmals als neue Ausgabe erscheinen, wenn gar keine zusätzliche Zahlung anfällt.
Auch Fehler und Ausfälle können Aufwand verursachen. Das NIST AI Risk Management Framework berücksichtigt Nutzen, Kosten, mögliche Fehlerfolgen und menschliche Aufsicht. Planen Sie diese Punkte für Ihren Ablauf mit ein.
Wie berechnen wir einen einfachen Jahres-ROI?
Legen Sie Zeitraum und Kostenbasis ausdrücklich fest. Unser einfaches Budgetmodell für das erste Jahr verwendet:
Jahresbilanz = finanziell wirksamer Nutzen im Jahr 1 − Gesamtkosten im Jahr 1.
ROI im ersten Jahr = Jahresbilanz ÷ dieselben Gesamtkosten × 100.
In den Gesamtkosten stehen hier die einmalige Einrichtung und die zusätzlichen laufenden Ausgaben dieses Jahres. Ein interner Stundenwert wird nicht als ersparte Zahlung eingerechnet.
Weiteres frei gewähltes Beispiel: Eine externe Einrichtung kostet CHF 6'000. Lizenzen und Support kosten CHF 250 pro Monat. Tatsächlich vermiedene Fremdleistungen werden mit CHF 400 pro Monat angenommen, von Beginn an über zwölf Monate.
| Rechnung | Betrag |
|---|---|
| Vermiedene Ausgaben: 12 × CHF 400 | CHF 4'800 |
| Gesamtkosten: CHF 6'000 + 12 × CHF 250 | CHF 9'000 |
| Jahresbilanz: CHF 4'800 − CHF 9'000 | −CHF 4'200 |
Der ROI dieses Modells beträgt −46.7 %, gerundet. Der positive Zeitwert aus dem ersten Beispiel wird nicht zusätzlich als Zahlung angesetzt. Eine nützliche Entlastung kann also mit einer negativen finanziellen Jahresbilanz zusammenfallen.
Die einfache Amortisationszeit läge unter diesen konstanten Annahmen bei 40 Monaten: CHF 6'000 geteilt durch CHF 150 monatlichen Überschuss nach laufenden Kosten. Beginnt der Nutzen später oder ändern sich die Kosten, muss die Zeitrechnung entsprechend angepasst werden. Bei keinem positiven monatlichen Überschuss ergibt diese Formel keine Amortisation.
Wie wird aus einer Schätzung eine Entscheidung?
Vergleichen Sie eine vorsichtigere Annahme mit Ihrem Plan: weniger Vorgänge, mehr Nacharbeit oder ein späterer Start. Kennzeichnen Sie, was noch unbekannt ist. Prüfen Sie in einem abgegrenzten Ablauf, ob die Zeitwerte, Qualität und Zuständigkeiten im Alltag bestehen.
Der Automatisierungs-Check hilft beim ersten Zeitvergleich und erstellt einen Plan mit Ihren Angaben. Einrichtung, Software und Betriebskosten ergänzen Sie danach. Die Einsatzkarte oben hält Aufgabe, Daten, Kontrolle und Aufwand zusammen.
Für die Auswahl eines passenden ersten Ablaufs hilft der Leitfaden zur Prozessautomatisierung. Bei AgenticIT vereinbaren wir Umfang, Kosten und Abnahme passend zu diesem Ablauf.