Prozessautomatisierung verbindet wiederkehrende Arbeitsschritte so, dass Software vereinbarte Aufgaben übernimmt. Für ein KMU kann das die Übergabe einer Anfrage ins CRM oder die Vorbereitung von Gesprächsaufgaben sein. Beginnen Sie mit einem prüfbaren Ergebnis. Der Vergleich berücksichtigt den heutigen Aufwand ebenso wie Kontrolle, Nacharbeit und Betrieb nach der Umstellung.
Wie sieht Prozessautomatisierung im Büro aus?
Diese Beispiele zeigen mögliche Abläufe für Beratung, Verkauf und Kundenbetreuung. Sie beschreiben ein Zielbild, keine bereits gemessenen Kundenergebnisse.
| Aufgabe heute | Möglicher automatisierter Schritt | Was bei Ihrem Team bleibt |
|---|---|---|
| Eine Webanfrage abtippen und weiterleiten | Angaben prüfen, ins CRM übertragen, Zuständigkeit zuordnen | Unklare Angaben und persönliche Bearbeitung |
| Nach einem Meeting Aufgaben von Hand erfassen | Aus freigegebenen Notizen Aufgabenentwürfe vorbereiten | Inhalt und Zuständigkeiten bestätigen |
| Belege einzeln vorsortieren | Dokumente zuordnen und fehlende Angaben markieren | Sachliche Prüfung und Freigabe |
| Beim Kundenstart Unterlagen zusammensuchen | Checkliste und interne Aufgaben auslösen | Ausnahmen klären und den Kunden begleiten |
Ein guter erster Ablauf entlastet eine wiederkehrende Übergabe. Er muss nicht die gesamte Abteilung auf einmal abdecken. Wer etwa viele Telefonanfragen bearbeitet, kann mit der Erfassung des Anliegens und einer klaren Übergabe beginnen. Der Leitfaden zu KI-Telefonie hilft bei der Einordnung dieses Einsatzes.
Welche Aufgabe sollten wir zuerst automatisieren?
Sammeln Sie drei wiederkehrende Aufgaben, die Ihr Team heute beschäftigen. Zum Beispiel:
- Anfragen aus verschiedenen Kanälen am richtigen Ort erfassen.
- Gesprächsnotizen in vorbereitete Aufgaben überführen.
- Belege für die zuständige Person sortieren.
- Den Kundenstart mit Unterlagen und Zuständigkeiten organisieren.
Diese Beispiele sind mögliche Einsätze. Welche Aufgabe bei Ihnen geeignet ist, hängt von Daten, Zugängen, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten ab.
Für jeden Kandidaten halten Sie fünf Angaben fest: Was löst die Aufgabe aus? Was soll herauskommen? Wie oft fällt sie an? Wer prüft das Ergebnis? Was geht heute schief? Eine häufige Aufgabe kann trotzdem ungeeignet sein, wenn ihr Ergebnis unklar ist oder niemand die Ausnahmen übernehmen kann.
Wann braucht der Ablauf KI?
Ein Formularfeld nach einer festen Regel ins CRM zu übertragen ist ein anderer Fall, als das Anliegen aus einer freien E-Mail einzuordnen. Für den ersten Schritt kann ein klassischer Workflow reichen. Im zweiten kann KI einen Vorschlag vorbereiten.
Ein Agent ist wiederum dann interessant, wenn die nächsten Schritte flexibel ausgewählt werden müssen. Die Unterscheidung zwischen Workflows und Agenten bei Anthropic hilft bei dieser technischen Einordnung. Unser Ausgangspunkt bleibt die einfachste Lösung, die die vereinbarte Aufgabe verlässlich genug erfüllt.
Intelligente Prozessautomatisierung beschreibt hier die Verbindung solcher festen Abläufe mit KI für unstrukturierte Angaben, etwa freie Texte. Der Begriff allein sagt noch nichts über die Qualität aus. Prüfen Sie: Welche Entscheidung darf die KI vorbereiten, welche Aktion ist erlaubt und wann muss eine Person übernehmen?
Wie wählen wir die Software für Prozessautomatisierung?
Prüfen Sie zuerst die Programme, in denen Ihr Team bereits arbeitet. Kann Ihr CRM die nötige Aufgabe auslösen? Gibt es eine dokumentierte Schnittstelle? Welche Angaben kommen tatsächlich an? Eine zusätzliche Plattform schafft nur dann einen Vorteil, wenn sie den vereinbarten Ablauf einfacher betreibbar macht.
- Vorhandene Workflows: Für feste Regeln und klare Felder zuerst die Möglichkeiten der bestehenden Systeme prüfen.
- Verbindungen zwischen Tools: Wenn mehrere Programme beteiligt sind, Feldzuordnung, doppelte Eingänge und das Verhalten bei Ausfällen testen.
- Low-Code oder No-Code: Visuelle Werkzeuge anhand derselben Betriebsfragen beurteilen. Auch ein Ablauf ohne viel Programmcode braucht Zuständigkeit, Tests und Pflege.
- Individuelle Entwicklung: Prüfen, wenn Anforderungen oder bestehende Schnittstellen mit den vorhandenen Werkzeugen nicht sinnvoll abgedeckt sind.
Für den Vergleich zählen Einrichtung, Lizenzen, Nutzungsgrenzen, Wartung und der Umgang mit Ausnahmen. Halten Sie auch fest, wie Sie Ihre Daten und Abläufe später exportieren oder umziehen können. Die beste Auswahl ist für Ihr Team verständlich genug, um Fehler zu erkennen und Hilfe gezielt anzufordern.
Wie berechnen wir die Zeitersparnis realistisch?
Messen Sie zuerst eine Reihe tatsächlicher Vorgänge. Zählen Sie die gesamte aktive Arbeitszeit, einschliesslich Korrekturen und Übergaben. Im Vergleichsablauf erfassen Sie auch die verbleibende Prüfung und den laufenden Betreuungsaufwand.
Frei gewähltes Rechenbeispiel, keine Kundenzahl:
- Heute: 40 Vorgänge pro Monat mit je 6 Minuten Arbeit ergeben 240 Minuten.
- Nach der Umstellung: je 2 Minuten für Prüfung und Nacharbeit ergeben 80 Minuten.
- Hinzu kommen angenommene 40 Minuten monatliche Betreuung des Ablaufs.
- Verbleibend: 120 Minuten. Die Differenz beträgt 120 Minuten oder 2 Stunden pro Monat.
Das ist zunächst verfügbare Zeit. Daraus folgt noch keine niedrigere Lohnrechnung und kein zusätzlicher Umsatz. Für den wirtschaftlichen Vergleich kommen Einrichtung, Lizenzen und sonstige Betriebskosten hinzu. Ist der verbleibende Aufwand höher als bisher, muss auch ein negatives Ergebnis sichtbar bleiben.
Wie Sie Zeitwert, tatsächliche Ausgaben und den Jahresvergleich getrennt berechnen, zeigt unser Leitfaden zum KI-ROI.
Im Automatisierungs-Check können Sie mit eigenen Angaben beginnen. Die Rechnung dient zur Orientierung; ein gemessener Vorgang aus Ihrem Betrieb ist belastbarer als eine Schätzung.
Was müssen wir vor der Umsetzung festlegen?
Beschreiben Sie einen konkreten Ablauf auf einer Seite:
- Eingang: Welche Informationen werden wirklich gebraucht?
- Bearbeitung: Welche Schritte sind fest, wo bereitet KI etwas vor?
- Freigabe: Wer bestätigt eine geschäftliche Empfehlung oder ausgehende Sales-Nachricht?
- Ziel: In welchem System und bei welcher Person muss das Ergebnis ankommen?
- Ausnahme: Was passiert bei einem Ausfall oder einer unklaren Zuordnung?
- Betrieb: Wer überwacht und pflegt die Anbindung?
Anbieter, Speicherorte, Aufbewahrung und Zugriffe gehören ebenfalls in diese Vorbereitung. Der EDÖB erläutert den Datenschutzkontext beim KI-Einsatz. Eine neue Automatisierung macht einen Datenweg nicht automatisch zulässig.
Wie prüfen wir den Ablauf vor dem Einsatz?
Spielen Sie freigegebene Beispiele durch: einen normalen Vorgang, fehlende Angaben, einen mehrfach eingegangenen Vorgang und ein nicht erreichbares Zielsystem. Prüfen Sie, ob Fehler auffallen und die zuständige Person übernehmen kann. Eine Erfolgsmeldung auf der Website beweist noch keinen Eingang im CRM.
Lassen Sie die Personen mitarbeiten, die den Ablauf später nutzen. Sie müssen die Prüfung und die Übernahme an ihren täglichen Aufgaben üben können. Für einen kundenorientierten KI-Assistenten gehört eine klare KI-Kennzeichnung zum Einstieg.
Der Leitfaden KI im Team einführen hilft, Rollen, Einweisung und persönliche Übernahme gemeinsam vorzubereiten.
Bei Prozessautomatisierung mit AgenticIT vereinbaren wir Aufgabe, Umfang, Kosten und Abnahme vor dem Start. Wenn vor allem Anfragen zwischen Telefon, Formular und Team verloren gehen, beginnen Sie alternativ mit dem Anfragen-Check.