Wo könnte ein KI-Agent Ihrem Team Arbeit abnehmen? Die folgenden fünf Beispiele führen vom Kundeneingang über Offerten und Wissen bis zu Marketing und Belegen. Jeder Ablauf zeigt, was vorbereitet wird und woran Sie ein brauchbares Ergebnis erkennen. Es sind eigene Planungsbeispiele für Schweizer KMU, keine behaupteten Kundenresultate.
Welches Beispiel passt zu Ihrem Betrieb?
Wählen Sie nach der Arbeit, die heute liegen bleibt. Fehlt dem Verkauf der Überblick über neue Anfragen, beginnen Sie mit Beispiel eins. Kostet das Zusammensuchen von Leistungsbausteinen viel Zeit, schauen Sie die Offertenvorbereitung an. Werden dieselben internen Fragen immer wieder gestellt, ist die Wissenssuche ein naheliegender Kandidat.
Schätzen Sie zunächst Häufigkeit, heutige Bearbeitungszeit und verbleibende Prüfung. Nehmen Sie zwei Kandidaten in die engere Wahl und spielen Sie beide mit einem erfundenen Vorgang durch. Das ist konkreter als eine lange Wunschliste für einen Assistenten, der sofort alles können soll.
Welche Aufgaben kommen im Alltag infrage?
1. Kundenanfragen vorbereiten
Eine Nachricht kommt über die Website oder per E-Mail an. KI schlägt ein Thema vor, hält fehlende Angaben fest und bereitet die Übergabe vor. Eine feste Regel ordnet die zuständige Rolle zu. Fehlt diese Zuordnung, bleibt die Anfrage zur Klärung beim Team.
Zu prüfen: Ist das Anliegen richtig eingeordnet, und kann eine Person mit den vorhandenen Angaben weiterarbeiten? Auf unserer KI-Entwicklungsseite können Sie diesen Anfrageweg ausprobieren.
2. Eine Offerte entwerfen
Aus freigegebenen Leistungsbausteinen und einer gepflegten Preisgrundlage entsteht ein Entwurf. Fehlende Angaben werden als offen markiert. Der Verkauf prüft Umfang, Preis und Zusagen und gibt den Versand frei.
Zu prüfen: Stimmen die verwendete Version und die enthaltenen Leistungen? Vergleichen Sie die gesamte Bearbeitung einschliesslich Korrekturen mit Ihrem bisherigen Vorgehen.
3. Internes Wissen auffindbar machen
Ein Assistent sucht in den Unterlagen, auf die die fragende Person zugreifen darf. Er bereitet eine Antwort mit Quellen vor. Widersprechen sich zwei Versionen, muss das Team die gültige Grundlage klären.
Zu prüfen: Ist die Quelle aktuell und für diese Person freigegeben? Nehmen Sie auch eine Frage auf, für die Ihre Unterlagen keine Antwort enthalten.
4. Marketinginhalte vorbereiten
KI erstellt aus einem freigegebenen Briefing einen Textentwurf. Zielgruppe, Angebot, Quellen und gewünschter nächster Schritt stehen im Briefing. Eine verantwortliche Person prüft Fakten, Ton und Nutzungsrechte und gibt die Veröffentlichung frei.
Zu prüfen: Hilft der Inhalt bei einer konkreten Kundenfrage? Der Marketing-Setup-Check hilft, Angebot, Auftritt und Übergabe vor dem Kampagnenstart abzustimmen.
5. Belege für die Bearbeitung ordnen
Eine Anwendung liest Angaben aus einem Beleg und schlägt eine Zuordnung vor. Feste Prüfungen suchen nach fehlenden Feldern und möglichen Dubletten. Zuständige Mitarbeitende prüfen unklare Angaben und die weitere Verarbeitung.
Zu prüfen: Was passiert bei einem unleserlichen Beleg oder einem zweiten Eingang derselben Datei? Buchungen, Zahlungen und steuerliche Beurteilungen brauchen einen gesondert vereinbarten Ablauf.
Wann reicht eine einfachere Lösung?
Eine feste Feldübertragung lässt sich häufig als Workflow umsetzen. Bei wechselnden Texten kann ein KI-Schritt helfen. Ob dafür ein Agent nötig ist, wird anhand der Aufgabe entschieden. Anthropic unterscheidet diese Ansätze und empfiehlt, mit der einfachsten passenden Lösung zu beginnen. Der Grundlagenbeitrag stammt von 2024; konkrete Werkzeuge müssen aktuell geprüft werden.
Für die Auswahl genügt zunächst die Einsatzkarte oben: Auslöser, gewünschtes Ergebnis, benötigte Quellen, erlaubte Aktionen und die Rolle für die Übernahme. Anbieter, Datenwege, Zugriffe und Aufbewahrung gehören vor der Umsetzung dazu. KI und Datenschutz hilft bei der Vorbereitung.
Woran erkennen Sie einen sinnvollen Einstieg?
Testen Sie vollständige und fehlende Angaben, widersprüchliches Wissen, doppelte Eingänge und einen Ausfall des Zielsystems. Halten Sie fest, welches Ergebnis Sie erwarten, was tatsächlich passiert und wer offene Punkte übernimmt.
Das NIST-Playbook zur Messung von KI-Systemen beschreibt die Auswahl passender Prüffälle und Messgrössen. Es ist eine freiwillige Orientierung; die konkreten Prüffälle oben sind unsere Vorschläge.
Messen Sie aktive Bearbeitungszeit, Kontrolle, Fehlerkorrekturen und laufende Pflege. Freie Zeit ist zunächst zusätzliche Kapazität. Ob daraus weniger Ausgaben oder mehr betreute Kunden entstehen, hängt von der weiteren Nutzung ab. Der Check unten rechnet mit Ihren eigenen Angaben.